Accesos y avisos
Quién entra en el sistema y de qué avisa.
- 1.1Hay tres accesos: Nexodia, el dueño y el mostrador.
- 1.2El dueño ve todo el sistema y es el único que cambia los ajustes: horario de envío, textos de los mensajes, topes diarios y reseñas.
- 1.3El mostrador ve Inicio, Agenda, Fichas, Asistencia y Llamadas. Sube el Excel, marca la asistencia, consulta fichas y resuelve llamadas.
- 1.4Contraseñas: el mostrador no puede cambiar la suya; se la pone el dueño en Ajustes › Quién entra. Nadie puede leer una contraseña, solo sustituirla.
- 1.5Tras 8 intentos fallidos en un cuarto de hora, la entrada se bloquea un rato.
- 1.6Inicio avisa de lo que necesita atención: llamadas pendientes, una agenda subida sin confirmar y el estado del sistema (WhatsApp, Google y copias de seguridad).
- 1.7Si WhatsApp se desconecta, llega un correo en ese momento al dueño y a Nexodia.
- 1.8Cada noche se hace una copia de seguridad de todos los datos.
La agenda
Cómo llegan las citas del Visual al sistema.
- 2.1Cada día, al final de la jornada, se sube en Agenda el Excel del Visual con todos los cambios del día. Lo puede subir el dueño o el mostrador.
- 2.2Al subirlo no cambia nada todavía: el sistema enseña primero qué va a hacer (citas nuevas, canceladas, cambiadas y datos actualizados) y solo lo aplica al pulsar Confirmar.
Ejemplo: "3 citas nuevas, 1 cancelada, 1 reprogramada". Si algo no cuadra, se descarta y no pasa nada.
- 2.3Una cita que estaba y ya no viene en el Excel se da por cancelada. Solo se mira desde el primer día del archivo: lo anterior no se toca.
- 2.4Si a una persona le desaparece una cita y le aparece otra en el mismo Excel, es un cambio de cita, no una cancelación.
Ejemplo: Pepe tenía cita mañana a las 9 y en el Excel nuevo la tiene mañana a las 12. Es un cambio y no le llega ningún mensaje de cancelación.
- 2.5Avisos en rojo antes de confirmar: si el archivo parece de otro día, si se van a cancelar 3 citas o más, o si ese archivo ya se subió.
Ejemplo: "Cuidado, este archivo puede no ser el de hoy: faltan las citas de Ana y Luis, que se cogieron después de la última subida".
- 2.6Un dato que llega vacío no borra el que había, sea el correo, el teléfono o el acompañante.
- 2.7Quien viene sin cita se apunta como cita en el Visual y llega al sistema con el Excel de esa noche.
- 2.8En Agenda se ve el calendario de día y de semana, con una columna por agenda, y arriba dice de cuándo es el último Excel subido.
- 2.9ÓPTICA y AUDIOLOGÍA son agendas de citas. RECORDATORIOS no: sirve para los avisos de revisión (apartado 7).
Teléfonos
Qué número se usa para escribir a cada persona.
- 3.1Un teléfono vale si tiene 9 cifras, o 9 con un +34 o un 0034 delante, que se quita. Es móvil si empieza por 6 o por 7.
- 3.2El móvil se busca en las dos casillas del Visual, la del móvil y la del fijo.
Ejemplo: si alguien apuntó el móvil en la casilla del fijo, se le escribe igual.
- 3.3Si un teléfono no tiene 9 cifras, no se toca y no se le escribe: pasa a Llamadas para corregirlo en el Visual.
Ejemplo: un móvil francés, +33 6 12 34 56 78, va a Llamadas. Nunca se recorta hasta parecer un número español, que podría ser de otra persona.
- 3.4Antes de escribir se comprueba que el número tiene WhatsApp. Si no lo tiene, pasa a Llamadas.
Asistencia
Marcar quién vino y quién no.
- 4.1En Asistencia se marca Vino o No vino. Salen las citas de hoy y las anteriores sin marcar. Nada se guarda hasta pulsar Guardar, y una marca se puede deshacer.
- 4.2Marcarla es importante: de ella dependen la petición de reseña, el mensaje a quien no vino y los avisos de revisión.
- 4.3Se puede marcar hasta 3 días después de la cita y los mensajes salen igual.
Ejemplo: las citas del sábado marcadas el lunes reciben sus mensajes ese lunes.
- 4.4No se puede marcar una cita de un día que aún no ha llegado.
Recordatorios de cita
Los mensajes que evitan que se olvide la cita.
- 5.1Recordatorio de la víspera: sale el día antes de la cita.
- 5.2Las citas cogidas hoy para mañana no reciben el de la víspera, porque llegan con el Excel de la noche, cuando ya ha cerrado el horario de envío. Les llega el del mismo día.
Si el Excel se subiera antes de las 20:00, también les llegaría el de la víspera.
- 5.3Recordatorio del mismo día: sale el día de la cita, salvo que la persona haya contestado al de la víspera.
Ejemplo: Marta contesta "ok" al recordatorio de la víspera. Al día siguiente ya no recibe el del mismo día.
- 5.4Los del mismo día son lo primero que sale cada mañana, por orden de hora de cita.
- 5.5Un recordatorio no sale si ya no dice la verdad: si la cita se ha cancelado o cambiado de día, si ya está marcada o si su hora ya ha pasado.
- 5.6Hay una versión del mensaje con acompañante para las citas que lo llevan.
Después de la cita
Petición de reseña y mensajes a quien no vino o canceló.
- 6.1Petición de reseña: sale al día siguiente de venir a la cita.
- 6.2Nunca se pide reseña a quien ya la ha dejado, ni dos veces al mismo teléfono en menos de 15 días.
- 6.3Cuenta como reseña dejada solo si la persona lo confirma, o si se le atribuye su reseña en el sistema.
Ejemplo: "Ya os he dejado la reseña" cuenta. "La reseña la pongo mañana" no cuenta.
- 6.4Si no vino a su cita: al día siguiente le llega un mensaje para proponerle otra.
- 6.5Si canceló: le llega un mensaje distinto al día siguiente de registrarse la cancelación. Cada uno de los dos mensajes tiene su propio texto.
Ejemplo: Luis cancela el lunes su cita del jueves. El Excel del lunes lo registra y el martes le llega el mensaje de cancelación.
- 6.6Ninguno de los dos sale si la persona ya tiene otra cita, antes o después, si fue un cambio de cita o si ya se le mandó uno por una cancelación posterior. Quien falta a dos citas el mismo día recibe un solo mensaje.
Ejemplo: Ana cancela el martes, pero ese mismo día coge cita para el viernes. No le llega nada.
- 6.7"La misma persona" es su ficha, o una ficha con el mismo móvil y el mismo nombre. Con el móvil solo no basta, porque las familias lo comparten.
Avisos de revisión de la vista
El aviso anual y su repesca.
Quién los recibe y cuándo
- 7.1Recibe avisos quien tenga un recordatorio en sábado en la agenda RECORDATORIOS. Los que están entre semana no los mira el sistema: los lleva el equipo a mano. La edad da igual.
- 7.2Una vez dentro, no hace falta volver a ponerle sábado: el sistema se guía por sus visitas.
- 7.3El aviso sale un año después de su última visita a ÓPTICA o AUDIOLOGÍA. Si no tiene ninguna visita en el sistema, sale en la fecha del recordatorio.
Ejemplo: Rosa tiene recordatorio el sábado 6 de marzo de 2027, pero vino a ÓPTICA el 10 de febrero de 2026. Su aviso sale el 10 de febrero de 2027.
- 7.4Cada vez que vuelve, el aviso se aplaza a un año después de esa visita.
Ejemplo: un niño en control de miopía que viene cada 3 meses nunca recibe el aviso. Si deja de venir, le llega al año de su última visita.
- 7.5Qué agendas cuentan como visita lo marca cada negocio. En Albarracín cuentan ÓPTICA y AUDIOLOGÍA.
- 7.6Si ya tiene cita pedida, el aviso espera a ver si viene.
- 7.7Nunca dos avisos a la misma persona en menos de un año.
- 7.8Salen como mucho 10 avisos al día y, aparte, 10 repescas. Lo que no cabe sale al día siguiente, empezando por lo más atrasado.
Después del aviso
- 7.9Si no contesta en 7 días, le llega la repesca. Si contesta antes, no.
- 7.10Si no viene, conteste o no, le llega otro aviso un año después del anterior. Siempre, hasta que diga que no quiere.
- 7.11Cada aviso termina con esta frase: "Si prefiere no recibir más avisos como este, díganoslo por aquí y lo dejamos anotado."
- 7.12Si dice que no quiere más avisos, el sistema lo marca solo y cancela lo que tuviera pendiente. No le responde nada.
- 7.13Para decidirlo, el sistema lee el mensaje entero y en su contexto. Una palabra suelta no basta, los audios se pasan a texto antes y, si hay duda, no se marca.
Ejemplo: "No, ahora no puedo" no es darse de baja. "No quiero que me mandéis más avisos" sí.
- 7.14Si lo dice desde un número que comparte la familia, vale para todas las fichas de ese número.
- 7.15Si no se le puede escribir, pasa a Llamadas y hay un mes para llamarle.
Quién queda fuera
- 7.16Nunca recibe avisos quien tenga marcado en su ficha "No quiere avisos de revisión" o "No escribirle nunca". El equipo lo marca o lo quita desde la ficha, por ejemplo si la persona lo dice en la óptica.
- 7.17No se avisa a quien lleve un año sin venir si no tiene recordatorio: el sistema no sabe si sigue siendo cliente, si está en un control o si se ha mudado.
Ejemplo: Juan vino en abril de 2026 a por lentillas y nadie le puso recordatorio. En abril de 2027 no le llega nada.
- 7.18Lo que se cambie en el Visual durante el año no llega al sistema. Para quitar un aviso concreto sin sacar a la persona de los avisos, se usa el botón Quitar de Revisiones.
El Excel de recordatorios
- 7.19Se sube una vez al año, cuando se quiera, con el año entero desde el 1 de enero. Si se exporta solo desde el día en que se sube, los recordatorios anteriores se pierden.
- 7.20Solo añade avisos: subirlo dos veces no duplica ni borra nada, y nunca toca las citas.
- 7.21Si al subirlo la fecha de algún aviso ya ha pasado, sale a partir de ese día, de 10 en 10.
- 7.22Aunque se suba tarde, a quien ya está dentro le siguen llegando sus avisos. Lo único que espera a ese Excel son las personas nuevas.
Dónde verlo
- 7.23En la ficha de cada persona, una línea dice en qué está su aviso (programado, aplazado porque vino, esperando una cita pedida, avisado, no quiere o sin WhatsApp) y cuándo toca el próximo.
- 7.24En Revisiones, el dueño tiene la lista por estado, con filtros: salen esta semana, aplazados, avisados y no quieren. Cada fila abre la ficha de la persona.
Llamadas
La lista de personas a las que hay que llamar porque no se les puede escribir.
- 8.1Entra en Llamadas quien no ha podido recibir un mensaje importante: no tiene teléfono, solo tiene fijo, el número está mal escrito o no tiene WhatsApp.
- 8.2Hay llamada cuando no llega el recordatorio de la víspera o del mismo día, el mensaje por no venir o por cancelar, o el aviso de revisión. No hay llamada por la petición de reseña ni por el informe del test.
- 8.3Las llamadas van en listas separadas según lo que hay que decir: recordar la cita, no vinieron, cancelaron y les toca revisión.
- 8.4Una cita es una sola llamada, aunque fallen varios mensajes, y la llamada dice qué mensajes no le han llegado.
Ejemplo: "No le llegó: recordatorio de la víspera y del mismo día".
- 8.5Se cierran solas: la de recordar la cita, cuando pasa la cita o si se cancela; las de no vino o canceló, a los 7 días o si coge otra cita; la de revisión, al mes. Cualquiera se cierra también si se arregla el número en el Visual.
- 8.6El número se marca de un toque desde el móvil y cada llamada se deja como hecha o descartada. Las llamadas pendientes salen en Inicio.
El ritmo de envío, para que no bloqueen el número.
- 9.1Horario de envío: de 9:30 a 20:00, todos los días. Lo cambia el dueño en Ajustes.
- 9.2Un mensaje cada 3 minutos, más un rato al azar de 0 a 5, para no parecer una máquina. Como mucho, 120 al día.
- 9.3Orden de salida: recordatorios del mismo día, informes del test, recordatorios de la víspera, mensajes por no venir o por cancelar, peticiones de reseña, avisos de revisión y repescas. Cada tipo tiene su tope diario, que el dueño puede cambiar en Mensajes.
- 9.4Justo antes de enviar, se vuelve a comprobar que el mensaje sigue tocando. Si la persona ha pedido que no le escriban o ya ha cogido otra cita, se retira.
- 9.5Si un envío falla, se reintenta 3 veces. Los avisos de revisión, además, se vuelven a intentar al día siguiente, hasta 3 días.
- 9.6Cada mensaje lleva el nombre de la persona. Nunca sale uno con un dato sin rellenar, y nadie recibe dos veces el mismo mensaje por la misma cita.
- 9.7El dueño puede cancelar cualquier mensaje que esté esperando en la cola, desde Mensajes, y cambiar los textos en Ajustes › Mensajes.
Conversaciones
Lo que contestan los pacientes.
- 10.1Todo lo que entra y sale queda guardado. El sistema nunca contesta a nadie: las respuestas las escribe el equipo.
- 10.2La conversación se ve por número: en la ficha de cada persona salen todos los mensajes de su móvil, también si lo comparte con su familia.
- 10.3Si varias fichas comparten número, lo que se deduce de una respuesta se apunta a la persona a la que iba nuestro último mensaje. La única excepción es "no quiero más avisos" (apartado 7).
- 10.4El sistema distingue lo que envía él de lo que escribe el equipo a mano desde el móvil de la óptica.
Fichas
Toda la información de cada persona en un solo sitio.
- 11.1En Fichas se busca a cualquier persona por nombre, teléfono o código.
- 11.2Cada ficha enseña sus citas, sus avisos de revisión, los mensajes en cola y enviados, sus reseñas, sus llamadas y su conversación de WhatsApp.
- 11.3Los datos de la ficha se cambian en el Visual y llegan con el Excel.
- 11.4No hay casillas de texto libre: el sistema no guarda graduaciones, diagnósticos ni historia clínica.
- 11.5Descargar las fichas en Excel solo lo puede hacer el dueño, y queda apuntado quién y cuándo.
Reseñas de Google
Leer las reseñas y responderlas.
- 12.1Las reseñas se leen de Google cada 15 minutos y se contestan todas, también las que solo tienen estrellas. Las que ya venían respondidas de antes no se tocan.
- 12.2La respuesta la redacta la IA con la voz de la óptica: con su firma, de usted y en 450 caracteres como mucho. Nunca dice cuántas estrellas ha puesto ni empieza igual que las últimas respuestas.
- 12.3Si es una mala nota sin comentario, la respuesta dice que se quiere saber qué pasó y cómo contactar.
- 12.4Todas las respuestas esperan el visto bueno del dueño, que puede aprobarlas, reescribirlas o descartarlas. Lo aprobado se publica siempre.
- 12.5Una respuesta solo cuenta como publicada cuando Google la enseña de verdad. Una reseña recién puesta puede tardar horas en poderse responder, así que se reintenta hasta 5 veces en unos dos días.
- 12.6Si el cliente edita su reseña, sale marcada como editada, con lo que ponía antes y lo que pone ahora, la respuesta publicada y una propuesta de respuesta nueva.
- 12.7El sistema propone de qué paciente es cada reseña por el parecido del nombre, y una persona lo confirma. Una vez confirmado, ya no se le vuelve a pedir reseña.
Test de la web
Quien hace el test de salud visual y auditiva.
- 13.1El test pide marcar la casilla de consentimiento antes de dejar el teléfono. Sin marcarla no se puede continuar.
- 13.2A los 2 minutos le llega un WhatsApp con su informe, redactado por la IA, de usted y sin emojis. Uno por test, y solo si dio el consentimiento.
- 13.3Sale justo después de los recordatorios del mismo día, respetando el horario y el ritmo.
- 13.4La óptica recibe un correo por cada lead: en cuanto deja su correo, o a los 2 minutos si se queda a medias.
Contactos de Google
Para saber quién llama.
- 14.1Todos los pacientes con teléfono se guardan en una cuenta de Google, en el grupo "Pacientes", para que al llamar o escribir al móvil del mostrador salga su nombre.
- 14.2Si cambia el nombre o el teléfono, se actualiza el mismo contacto, sin duplicarlo.
Informe mensual y Dashboard
Los resultados y cómo se cuentan.
- 15.1El día 1 de cada mes, a las 6:00, se redacta solo el informe del mes anterior. Se lee en el sistema y se descarga en PDF.
- 15.2Todas las cifras salen de los datos; la IA solo escribe el texto. Compara con el mes anterior y con el mismo mes del año pasado, y una vez hecho queda congelado.
- 15.3Abre con lo que ha hecho el sistema y las horas de mostrador ahorradas: 1 minuto por cada mensaje enviado y 3 por cada respuesta a reseña, con el desglose por tipo.
- 15.4Una cita que aún no ha pasado no cuenta como plantón.
- 15.5Cambio de cita: la persona coge otra cita a menos de 15 minutos de cancelar, o el Excel la trae como cambio. No cuenta como cancelación.
- 15.6Cancelación recuperada: la persona canceló y, más de 15 minutos después, cogió otra cita a la que vino o que está por llegar.
No es recuperada si esa otra cita ya la tenía antes de cancelar, si es de un familiar con el mismo móvil o si tampoco vino.
- 15.7Plantón recuperado: después cogió cualquier otra cita a la que vino o que está por llegar.
- 15.8En los datos antiguos de Make, de marzo a septiembre de 2026, una cancelación con otra cita ese mismo día cuenta como cambio de cita.
Lo que hace el equipo
Lo que depende de la óptica para que todo funcione.
- 16.1Subir y confirmar el Excel de la agenda cada día, al final de la jornada.
- 16.2Marcar la asistencia de cada cita.
- 16.3Mirar Llamadas cada día.
- 16.4Dar el visto bueno a las respuestas de las reseñas.
- 16.5Poner los recordatorios de revisión solo en la agenda RECORDATORIOS: en sábado si van al automático, entre semana si se llevan a mano.
- 16.6Apuntar los controles (miopía, lentillas o lo que sea) como citas en ÓPTICA o AUDIOLOGÍA y marcar después que vino.
- 16.7Exportar la agenda RECORDATORIOS con el año entero, desde el 1 de enero, y subirla cuando se quiera.
- 16.8Si alguien dice en la óptica que no quiere avisos, marcarlo en su ficha. Pasar su recordatorio a entre semana no le saca de los avisos.
Puesta en marcha
Lo que pasa una sola vez, al empezar con estas normas.
- 17.1Los avisos de revisión que ya existen, unos 1.300, se ajustan una sola vez a estas normas.
172 pasan a un año de su última visita, 378 siguen con su fecha, 263 que no contestaron a la repesca reciben aviso en 2027, y los 183 que contestaron se leen uno a uno.
- 17.2Antes de aplicarlo se revisa la lista completa y no se toca nada hasta aprobarla. A partir de ahí, todo es automático.