Manual del sistema

1. 1.1
   Hay tres accesos: Nexodia, el dueño y el mostrador.
2. 1.2
   El dueño ve todo el sistema y es el único que cambia los ajustes: horario de envío, textos de los mensajes, topes diarios y reseñas.
3. 1.3
   El mostrador ve Inicio, Agenda, Fichas, Asistencia y Llamadas. Sube el Excel, marca la asistencia, consulta fichas y resuelve llamadas.
4. 1.4
   Contraseñas: el mostrador no puede cambiar la suya; se la pone el dueño en Ajustes › Quién entra. Nadie puede leer una contraseña, solo sustituirla.
5. 1.5
   Tras 8 intentos fallidos en un cuarto de hora, la entrada se bloquea un rato.
6. 1.6
   Inicio avisa de lo que necesita atención: llamadas pendientes, una agenda subida sin confirmar y el estado del sistema (WhatsApp, Google y copias de seguridad).
7. 1.7
   Si WhatsApp se desconecta, llega un correo en ese momento al dueño y a Nexodia.
8. 1.8
   Cada noche se hace una copia de seguridad de todos los datos.

1. 2.1
   Cada día, al final de la jornada, se sube en Agenda el Excel del Visual con todos los cambios del día. Lo puede subir el dueño o el mostrador.
2. 2.2
   Al subirlo no cambia nada todavía: el sistema enseña primero qué va a hacer (citas nuevas, canceladas, cambiadas y datos actualizados) y solo lo aplica al pulsar Confirmar.

   Ejemplo: "3 citas nuevas, 1 cancelada, 1 reprogramada". Si algo no cuadra, se descarta y no pasa nada.

3. 2.3
   Una cita que estaba y ya no viene en el Excel se da por cancelada. Solo se mira desde el primer día del archivo: lo anterior no se toca.
4. 2.4
   Si a una persona le desaparece una cita y le aparece otra en el mismo Excel, es un cambio de cita, no una cancelación.

   Ejemplo: Pepe tenía cita mañana a las 9 y en el Excel nuevo la tiene mañana a las 12. Es un cambio y no le llega ningún mensaje de cancelación.

5. 2.5
   Avisos en rojo antes de confirmar: si el archivo parece de otro día, si se van a cancelar 3 citas o más, o si ese archivo ya se subió.

   Ejemplo: "Cuidado, este archivo puede no ser el de hoy: faltan las citas de Ana y Luis, que se cogieron después de la última subida".

6. 2.6
   Un dato que llega vacío no borra el que había, sea el correo, el teléfono o el acompañante.
7. 2.7
   Quien viene sin cita se apunta como cita en el Visual y llega al sistema con el Excel de esa noche.
8. 2.8
   En Agenda se ve el calendario de día y de semana, con una columna por agenda, y arriba dice de cuándo es el último Excel subido.
9. 2.9
   ÓPTICA y AUDIOLOGÍA son agendas de citas. RECORDATORIOS no: sirve para los avisos de revisión (apartado 7).

1. 3.1
   Un teléfono vale si tiene 9 cifras, o 9 con un +34 o un 0034 delante, que se quita. Es móvil si empieza por 6 o por 7.
2. 3.2
   El móvil se busca en las dos casillas del Visual, la del móvil y la del fijo.

   Ejemplo: si alguien apuntó el móvil en la casilla del fijo, se le escribe igual.

3. 3.3
   Si un teléfono no tiene 9 cifras, no se toca y no se le escribe: pasa a Llamadas para corregirlo en el Visual.

   Ejemplo: un móvil francés, +33 6 12 34 56 78, va a Llamadas. Nunca se recorta hasta parecer un número español, que podría ser de otra persona.

4. 3.4
   Antes de escribir se comprueba que el número tiene WhatsApp. Si no lo tiene, pasa a Llamadas.

1. 4.1
   En Asistencia se marca Vino o No vino. Salen las citas de hoy y las anteriores sin marcar. Nada se guarda hasta pulsar Guardar, y una marca se puede deshacer.
2. 4.2
   Marcarla es importante: de ella dependen la petición de reseña, el mensaje a quien no vino y los avisos de revisión.
3. 4.3
   Se puede marcar hasta 3 días después de la cita y los mensajes salen igual.

   Ejemplo: las citas del sábado marcadas el lunes reciben sus mensajes ese lunes.

4. 4.4
   No se puede marcar una cita de un día que aún no ha llegado.

1. 5.1
   Recordatorio de la víspera: sale el día antes de la cita.
2. 5.2
   Las citas cogidas hoy para mañana no reciben el de la víspera, porque llegan con el Excel de la noche, cuando ya ha cerrado el horario de envío. Les llega el del mismo día.

   Si el Excel se subiera antes de las 20:00, también les llegaría el de la víspera.

3. 5.3
   Recordatorio del mismo día: sale el día de la cita, salvo que la persona haya contestado al de la víspera.

   Ejemplo: Marta contesta "ok" al recordatorio de la víspera. Al día siguiente ya no recibe el del mismo día.

4. 5.4
   Los del mismo día son lo primero que sale cada mañana, por orden de hora de cita.
5. 5.5
   Un recordatorio no sale si ya no dice la verdad: si la cita se ha cancelado o cambiado de día, si ya está marcada o si su hora ya ha pasado.
6. 5.6
   Hay una versión del mensaje con acompañante para las citas que lo llevan.

1. 6.1
   Petición de reseña: sale al día siguiente de venir a la cita.
2. 6.2
   Nunca se pide reseña a quien ya la ha dejado, ni dos veces al mismo teléfono en menos de 15 días.
3. 6.3
   Cuenta como reseña dejada solo si la persona lo confirma, o si se le atribuye su reseña en el sistema.

   Ejemplo: "Ya os he dejado la reseña" cuenta. "La reseña la pongo mañana" no cuenta.

4. 6.4
   Si no vino a su cita: al día siguiente le llega un mensaje para proponerle otra.
5. 6.5
   Si canceló: le llega un mensaje distinto al día siguiente de registrarse la cancelación. Cada uno de los dos mensajes tiene su propio texto.

   Ejemplo: Luis cancela el lunes su cita del jueves. El Excel del lunes lo registra y el martes le llega el mensaje de cancelación.

6. 6.6
   Ninguno de los dos sale si la persona ya tiene otra cita, antes o después, si fue un cambio de cita o si ya se le mandó uno por una cancelación posterior. Quien falta a dos citas el mismo día recibe un solo mensaje.

   Ejemplo: Ana cancela el martes, pero ese mismo día coge cita para el viernes. No le llega nada.

7. 6.7
   "La misma persona" es su ficha, o una ficha con el mismo móvil y el mismo nombre. Con el móvil solo no basta, porque las familias lo comparten.

Quién los recibe y cuándo

1. 7.1
   Recibe avisos quien tenga un recordatorio en sábado en la agenda RECORDATORIOS. Los que están entre semana no los mira el sistema: los lleva el equipo a mano. La edad da igual.
2. 7.2
   Una vez dentro, no hace falta volver a ponerle sábado: el sistema se guía por sus visitas.
3. 7.3
   El aviso sale un año después de su última visita a ÓPTICA o AUDIOLOGÍA. Si no tiene ninguna visita en el sistema, sale en la fecha del recordatorio.

   Ejemplo: Rosa tiene recordatorio el sábado 6 de marzo de 2027, pero vino a ÓPTICA el 10 de febrero de 2026. Su aviso sale el 10 de febrero de 2027.

4. 7.4
   Cada vez que vuelve, el aviso se aplaza a un año después de esa visita.

   Ejemplo: un niño en control de miopía que viene cada 3 meses nunca recibe el aviso. Si deja de venir, le llega al año de su última visita.

5. 7.5
   Qué agendas cuentan como visita lo marca cada negocio. En Albarracín cuentan ÓPTICA y AUDIOLOGÍA.
6. 7.6
   Si ya tiene cita pedida, el aviso espera a ver si viene.
7. 7.7
   Nunca dos avisos a la misma persona en menos de un año.
8. 7.8
   Salen como mucho 10 avisos al día y, aparte, 10 repescas. Lo que no cabe sale al día siguiente, empezando por lo más atrasado.

Después del aviso

1. 7.9
   Si no contesta en 7 días, le llega la repesca. Si contesta antes, no.
2. 7.10
   Si no viene, conteste o no, le llega otro aviso un año después del anterior. Siempre, hasta que diga que no quiere.
3. 7.11
   Cada aviso termina con esta frase: "Si prefiere no recibir más avisos como este, díganoslo por aquí y lo dejamos anotado."
4. 7.12
   Si dice que no quiere más avisos, el sistema lo marca solo y cancela lo que tuviera pendiente. No le responde nada.
5. 7.13
   Para decidirlo, el sistema lee el mensaje entero y en su contexto. Una palabra suelta no basta, los audios se pasan a texto antes y, si hay duda, no se marca.

   Ejemplo: "No, ahora no puedo" no es darse de baja. "No quiero que me mandéis más avisos" sí.

6. 7.14
   Si lo dice desde un número que comparte la familia, vale para todas las fichas de ese número.
7. 7.15
   Si no se le puede escribir, pasa a Llamadas y hay un mes para llamarle.

Quién queda fuera

1. 7.16
   Nunca recibe avisos quien tenga marcado en su ficha "No quiere avisos de revisión" o "No escribirle nunca". El equipo lo marca o lo quita desde la ficha, por ejemplo si la persona lo dice en la óptica.
2. 7.17
   No se avisa a quien lleve un año sin venir si no tiene recordatorio: el sistema no sabe si sigue siendo cliente, si está en un control o si se ha mudado.

   Ejemplo: Juan vino en abril de 2026 a por lentillas y nadie le puso recordatorio. En abril de 2027 no le llega nada.

3. 7.18
   Lo que se cambie en el Visual durante el año no llega al sistema. Para quitar un aviso concreto sin sacar a la persona de los avisos, se usa el botón Quitar de Revisiones.

El Excel de recordatorios

1. 7.19
   Se sube una vez al año, cuando se quiera, con el año entero desde el 1 de enero. Si se exporta solo desde el día en que se sube, los recordatorios anteriores se pierden.
2. 7.20
   Solo añade avisos: subirlo dos veces no duplica ni borra nada, y nunca toca las citas.
3. 7.21
   Si al subirlo la fecha de algún aviso ya ha pasado, sale a partir de ese día, de 10 en 10.
4. 7.22
   Aunque se suba tarde, a quien ya está dentro le siguen llegando sus avisos. Lo único que espera a ese Excel son las personas nuevas.

Dónde verlo

1. 7.23
   En la ficha de cada persona, una línea dice en qué está su aviso (programado, aplazado porque vino, esperando una cita pedida, avisado, no quiere o sin WhatsApp) y cuándo toca el próximo.
2. 7.24
   En Revisiones, el dueño tiene la lista por estado, con filtros: salen esta semana, aplazados, avisados y no quieren. Cada fila abre la ficha de la persona.

1. 8.1
   Entra en Llamadas quien no ha podido recibir un mensaje importante: no tiene teléfono, solo tiene fijo, el número está mal escrito o no tiene WhatsApp.
2. 8.2
   Hay llamada cuando no llega el recordatorio de la víspera o del mismo día, el mensaje por no venir o por cancelar, o el aviso de revisión. No hay llamada por la petición de reseña ni por el informe del test.
3. 8.3
   Las llamadas van en listas separadas según lo que hay que decir: recordar la cita, no vinieron, cancelaron y les toca revisión.
4. 8.4
   Una cita es una sola llamada, aunque fallen varios mensajes, y la llamada dice qué mensajes no le han llegado.

   Ejemplo: "No le llegó: recordatorio de la víspera y del mismo día".

5. 8.5
   Se cierran solas: la de recordar la cita, cuando pasa la cita o si se cancela; las de no vino o canceló, a los 7 días o si coge otra cita; la de revisión, al mes. Cualquiera se cierra también si se arregla el número en el Visual.
6. 8.6
   El número se marca de un toque desde el móvil y cada llamada se deja como hecha o descartada. Las llamadas pendientes salen en Inicio.

1. 9.1
   Horario de envío: de 9:30 a 20:00, todos los días. Lo cambia el dueño en Ajustes.
2. 9.2
   Un mensaje cada 3 minutos, más un rato al azar de 0 a 5, para no parecer una máquina. Como mucho, 120 al día.
3. 9.3
   Orden de salida: recordatorios del mismo día, informes del test, recordatorios de la víspera, mensajes por no venir o por cancelar, peticiones de reseña, avisos de revisión y repescas. Cada tipo tiene su tope diario, que el dueño puede cambiar en Mensajes.
4. 9.4
   Justo antes de enviar, se vuelve a comprobar que el mensaje sigue tocando. Si la persona ha pedido que no le escriban o ya ha cogido otra cita, se retira.
5. 9.5
   Si un envío falla, se reintenta 3 veces. Los avisos de revisión, además, se vuelven a intentar al día siguiente, hasta 3 días.
6. 9.6
   Cada mensaje lleva el nombre de la persona. Nunca sale uno con un dato sin rellenar, y nadie recibe dos veces el mismo mensaje por la misma cita.
7. 9.7
   El dueño puede cancelar cualquier mensaje que esté esperando en la cola, desde Mensajes, y cambiar los textos en Ajustes › Mensajes.

1. 10.1
   Todo lo que entra y sale queda guardado. El sistema nunca contesta a nadie: las respuestas las escribe el equipo.
2. 10.2
   La conversación se ve por número: en la ficha de cada persona salen todos los mensajes de su móvil, también si lo comparte con su familia.
3. 10.3
   Si varias fichas comparten número, lo que se deduce de una respuesta se apunta a la persona a la que iba nuestro último mensaje. La única excepción es "no quiero más avisos" (apartado 7).
4. 10.4
   El sistema distingue lo que envía él de lo que escribe el equipo a mano desde el móvil de la óptica.

1. 11.1
   En Fichas se busca a cualquier persona por nombre, teléfono o código.
2. 11.2
   Cada ficha enseña sus citas, sus avisos de revisión, los mensajes en cola y enviados, sus reseñas, sus llamadas y su conversación de WhatsApp.
3. 11.3
   Los datos de la ficha se cambian en el Visual y llegan con el Excel.
4. 11.4
   No hay casillas de texto libre: el sistema no guarda graduaciones, diagnósticos ni historia clínica.
5. 11.5
   Descargar las fichas en Excel solo lo puede hacer el dueño, y queda apuntado quién y cuándo.

1. 12.1
   Las reseñas se leen de Google cada 15 minutos y se contestan todas, también las que solo tienen estrellas. Las que ya venían respondidas de antes no se tocan.
2. 12.2
   La respuesta la redacta la IA con la voz de la óptica: con su firma, de usted y en 450 caracteres como mucho. Nunca dice cuántas estrellas ha puesto ni empieza igual que las últimas respuestas.
3. 12.3
   Si es una mala nota sin comentario, la respuesta dice que se quiere saber qué pasó y cómo contactar.
4. 12.4
   Todas las respuestas esperan el visto bueno del dueño, que puede aprobarlas, reescribirlas o descartarlas. Lo aprobado se publica siempre.
5. 12.5
   Una respuesta solo cuenta como publicada cuando Google la enseña de verdad. Una reseña recién puesta puede tardar horas en poderse responder, así que se reintenta hasta 5 veces en unos dos días.
6. 12.6
   Si el cliente edita su reseña, sale marcada como editada, con lo que ponía antes y lo que pone ahora, la respuesta publicada y una propuesta de respuesta nueva.
7. 12.7
   El sistema propone de qué paciente es cada reseña por el parecido del nombre, y una persona lo confirma. Una vez confirmado, ya no se le vuelve a pedir reseña.

1. 13.1
   El test pide marcar la casilla de consentimiento antes de dejar el teléfono. Sin marcarla no se puede continuar.
2. 13.2
   A los 2 minutos le llega un WhatsApp con su informe, redactado por la IA, de usted y sin emojis. Uno por test, y solo si dio el consentimiento.
3. 13.3
   Sale justo después de los recordatorios del mismo día, respetando el horario y el ritmo.
4. 13.4
   La óptica recibe un correo por cada lead: en cuanto deja su correo, o a los 2 minutos si se queda a medias.

1. 14.1
   Todos los pacientes con teléfono se guardan en una cuenta de Google, en el grupo "Pacientes", para que al llamar o escribir al móvil del mostrador salga su nombre.
2. 14.2
   Si cambia el nombre o el teléfono, se actualiza el mismo contacto, sin duplicarlo.

1. 15.1
   El día 1 de cada mes, a las 6:00, se redacta solo el informe del mes anterior. Se lee en el sistema y se descarga en PDF.
2. 15.2
   Todas las cifras salen de los datos; la IA solo escribe el texto. Compara con el mes anterior y con el mismo mes del año pasado, y una vez hecho queda congelado.
3. 15.3
   Abre con lo que ha hecho el sistema y las horas de mostrador ahorradas: 1 minuto por cada mensaje enviado y 3 por cada respuesta a reseña, con el desglose por tipo.
4. 15.4
   Una cita que aún no ha pasado no cuenta como plantón.
5. 15.5
   Cambio de cita: la persona coge otra cita a menos de 15 minutos de cancelar, o el Excel la trae como cambio. No cuenta como cancelación.
6. 15.6
   Cancelación recuperada: la persona canceló y, más de 15 minutos después, cogió otra cita a la que vino o que está por llegar.

   No es recuperada si esa otra cita ya la tenía antes de cancelar, si es de un familiar con el mismo móvil o si tampoco vino.

7. 15.7
   Plantón recuperado: después cogió cualquier otra cita a la que vino o que está por llegar.
8. 15.8
   En los datos antiguos de Make, de marzo a septiembre de 2026, una cancelación con otra cita ese mismo día cuenta como cambio de cita.

1. 16.1
   Subir y confirmar el Excel de la agenda cada día, al final de la jornada.
2. 16.2
   Marcar la asistencia de cada cita.
3. 16.3
   Mirar Llamadas cada día.
4. 16.4
   Dar el visto bueno a las respuestas de las reseñas.
5. 16.5
   Poner los recordatorios de revisión solo en la agenda RECORDATORIOS: en sábado si van al automático, entre semana si se llevan a mano.
6. 16.6
   Apuntar los controles (miopía, lentillas o lo que sea) como citas en ÓPTICA o AUDIOLOGÍA y marcar después que vino.
7. 16.7
   Exportar la agenda RECORDATORIOS con el año entero, desde el 1 de enero, y subirla cuando se quiera.
8. 16.8
   Si alguien dice en la óptica que no quiere avisos, marcarlo en su ficha. Pasar su recordatorio a entre semana no le saca de los avisos.

1. 17.1
   Los avisos de revisión que ya existen, unos 1.300, se ajustan una sola vez a estas normas.

   172 pasan a un año de su última visita, 378 siguen con su fecha, 263 que no contestaron a la repesca reciben aviso en 2027, y los 183 que contestaron se leen uno a uno.

2. 17.2
   Antes de aplicarlo se revisa la lista completa y no se toca nada hasta aprobarla. A partir de ahí, todo es automático.